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課程背景：

檔案是國家、企業、個人的寶貴歷史文化財富，發揮著不可替代的信息支撐作用。做好檔案管理，不僅能夠更清晰掌握企業發展的每個階段的重要事項，還可以大大提升工作效率。然而，在現實工作場景中，仍有一些員工還沒有真正的認識和掌握到單位檔案規范管理的重要性和實操性。

本課程要求學員帶著文件資料來，帶著整好的檔案走，結合日常文件的擬寫、收發、分類、檢索、歸檔等整個管理流程的特點，從檔案管理應用上提高學員對于檔案管理的認識和技能，加強檔案管理的范圍及規范檔案管理的流程，并給出檔案管理的要求和操作方法。課程以應用為出發點，結合企業在實際工作中遇到的需要處理的檔案資料，進行模擬，對出現的共性問題，針對性給出可行性建議。提高學員的思維能力、分析問題、解決問題的能力。

 

課程收益：

? 結合企業實際應用，讓學員全面了解檔案工作職責；規范整理紙質檔案，能夠實操（成卷成冊）

? 運用現代管理技術，提升學員檔案管理技巧，掌握“四分四注意”立卷方法

? 規范歸檔文件整理（以件為單位）、檔案檢索、查借閱檔案流程

? 教會學員文書檔案案卷封面項目的編寫

? 熟練掌握檔案保管裝具擺放與編號

課程時間：1-2天， 6小時/天

授課對象：集團及分子公司相關業務人員、檔案管理員、各部門資料員、文員等

授課方式：行動學習+情景模擬+案例解析+實操演練+示范講解

 

課程大綱

第一講：檔案管理任務分析

【互動研討】：你經手的業務中哪些算是檔案？

一、檔案的分類

1、按來源分

2、按內容分

3、按形成時間分

3、按檔案載體分

二、檔案管理的任務目標和作用

1.決策

2.控制

3.激勵

三、檔案管理相關操作

1.全宗

2.立檔單位

3.立卷

【實操演練】常用方法六個特征

【實操演練】“四分四注意”立卷方法

4.歸檔文件

【圖表示例】：立卷歸檔環節示意

【圖表示例】：卷內文件目錄格式

【圖表示例】：案卷目錄格式

【圖表示例】：案卷封面格式及八個項目編寫

5.歸檔（范圍）文件整理

a）裝訂

B）分類：核心，不重不漏，互相排斥；

方案3級，與檔號（編制）緊密聯系，檔號唯一性，穩定性、可擴充性、簡單明了原則，全宗（能夠獨立對外發文、獨立人事權，財務預算權）不移交檔案館可不編檔號。不用零編號。

規則：平級排他（同一級別同一標準）、上下包含、界限分明、便于管理，靈活性、效用性、穩定性

角度方法：年度、保管期限表（長期短期模糊，期滿鑒定很少做，出力不討好，銷毀領導不簽字）、機構問題、內容性質、實物聲像……兩種及以上同時用，一級類目二級類目

 組卷/件：

C）排列

d）編號

e）編目（七上八下）

【圖表示例】：歸檔文件整理編目式樣

F）裝盒

【實操演練】：檔案盒封面、盒脊、備考表

【圖表示例】：歸檔章式樣及大小

6.件

四、《崗位說明書》中如何描述“檔案管理”的工作職責

 

第二講：文件管理

一、檔案與文件的區別

1、認知檔案管理全流程

1）收集

2）整理

3）鑒定

4）保管

5）統計

6）檢索

7）編研

8）提供

9）利用

10）開發

【互動研討】：你的檔案工作流程

分析歸檔文件內容，確定檔案保管期限

紙質文件電子化，按檔案類型推薦掃描儀，可租可買，不斷服務

 

二、文件適用的范圍

1、行政文件

2、業務文件

3、財務文件

4、其他文件

【互動討論】：公司的通知、公告、報告是如何存儲的

三、文件審核的標準--無錯字為最基本原則

1、符合性

2、規范性

3、協調性

4、系統性

5、唯一性

四、文件審批流程

1、行政辦公類

2、制度類文件

3、采購類文件

4、日常管理類

5、其他類

【互動討論】：分析公司的制度類文件審批流程是否有風險

 

第三講：實戰研討-檔案的收集

【思考研討】：在收集階段，主要收集哪些材料，收集的標準是什么？

一、檔案收集的兩個渠道

1、內部收集

2、外部收集

二、檔案收集的三個范圍

1、管理文件

【思考研討】：管理類文件主要有哪些？

2、科技文件

【思考研討】：科技類文件有哪些？有什么特點？

3、其他文件

【思考研討】：除了以上，公司還有哪些文件？

三、檔案的鑒定與歸檔

1、檔案管理員要重新審查其價值性

2、確定哪些材料有保存價值，應該歸檔

【思考研討】：您所在的部門是怎么歸檔的？

3、對不需歸檔的文件要進行剔除

【思考研討】：針對不需要的文件是如何處理的？

四、檔案歸檔的時間管理

【思考研討】：檔案收集過程中有哪些材料要重點收集？

 

第四講：實戰演練-檔案的整理立卷

一、檔案整理的環節

二、檔案分類的方法

1、年度-機構-保管期限

2、年度-保管期限-機構

3、保管期限-年度-機構

4、機構-年度-保管期限

5、機構-保管期限-年度

6、問題-保管期限-年度

【思考研討】：您當下是如何分類的，存在哪些困惑？

三、檔案的整理與立卷

1、傳統檔案整理流程

2、新規則下檔案整理流程

 

第五講：實戰演練-檔案的價值鑒定

一、決定檔案保存價值的兩大要素

1、社會利用

2、自身特點

二、檔案價值鑒定的四種方法

1、分析檔案的內容

2、分析檔案的來源

3、檔案的時效性

4、分析檔案產生的時間

三、檔案價值鑒定的工作程序

1、文件歸檔鑒定

2、劃定文件保管期限

3、銷毀無價值檔案

4檔案 價值復審

四、檔案的銷毀

1、審批

2、執行與監督

3、后期處理

 

第六講：實戰演練-檔案的保管工作

一、檔案保管所需條件

1.檔案庫房

2.檔案裝具

3.檔案包裝材料

二、檔案保管的內容

（一）庫房管理要求

（二）檔案柜架排列號

（三）檔案排列上架

（四）檔案存放

（五）檔案安全防護

【思考研討】：檔案對環境有什么要求？

三、全宗卷

（一）全宗卷內容

（二）全宗卷整理流程

【思考研討】：你在檔案保管上的主要困難有哪些？

 

第七講：實戰篇-檔案的檢索

一、檔案檢索的十種工具

1、案卷目錄

2、卷內文件目錄匯編

3、分類目錄

4、主題目錄

5、文號索引

6、專題目錄

7、人名索引

8、全宗指南

9、專題指南

10、計算機檢索

二、檔案注目的項目

1、題名與責任說明

2、稿本與文種項

3、密級與保管期限

4、時間項

5、載體形態

6、附注與提要項

7、排檢與編號項

三、檔案數字化和信息化管理（備選）

1.Digital Management（數字化管理）和信息化管理的區別

2.建立原則：服務對象是誰？

3.系統運作心態：老板心態

4.系統工作目標：及時準確

 

第八講：實戰演練-檔案的開發利用

【情景模擬】：您是如何應對他人借閱檔案？

一、檔案開發利用的途徑方法

（一）提供檔案原件、復制品、信息加工品、已公開現行文件、檔案資料目錄信息查詢服務

（二）檔案閱覽、檔案外借、檔案展覽與陳列

（三）制發檔案復本、檔案證明、目錄信息和檔案咨詢等服務

（四）網絡平臺服務、視聽傳播服務；現行文件查詢利用服務

二、檔案查借閱的范圍及流程

（一）一般檔案

（二）保密檔案

（三）會計檔案

（四）業務檔案

（五）網上查閱文書檔案

三、檔案制度與隊伍建設

（一）檔案制度的修訂與完善

1.如何做到“有法可依”？如何查找制度漏洞？

2.如何做到“有法必依”？如何建立意識？如何引導共同參與管理？

3.如何做到“執法必嚴”？除了罰款，還有什么方式更有效？

4.如何做到“違法必糾”？糾的尺度和正負激勵的先后

（二）專兼職檔案員隊伍建設

（三）檔案管理紀律要求

 

第九講：專門檔案管理-人事檔案篇（備選）

一、企業人事檔案工作的新時代和新形勢

二、人事檔案管理的意義

三、人事檔案的管理流程

討論：干部人事檔案管理

 

結語：馬斯洛的改變流程

【課程回顧、列改善計劃、感言合影】

 

【部分代表企業】

? 政府國企：新鄉首創水務有限責任公司、國家電網各分支機構（40家）、中電27研究所、中建七局安裝公司、交通公司、土木商務部、總承包商務部……

? 建筑/制造：天津天達、東易日盛、柳州工程機械、北方車輛儀表、許昌永昌印務……

? 多元化集團：科隆集團、新飛集團、華東醫藥集團……

? 金融投資：平頂山銀行、深圳市安吉利通、……

? 地產商貿：中建七局地產集團鄭州公司、正弘名店、北澤廣告……

? 能源汽車：未來能源、北京現代、裕華豐田、中植奇瑞/斯柯達…

? 其他：洛陽小浪底風景區、海華醫藥……